Comment les collaborateurs peuvent créer des documents bureautiques en cohérence avec l'identité visuelle de votre organisation ? CONTEXTEPME | Grandes Entreprises Le problèmeLes collaborateurs produisent des documents bureautiques Microsoft qui ne respectent pas la charte graphique. Cela crée un problème de cohérence de l’identité visuelle dans les présentations PowerPoint et les documents Word ; d’autant plus que Microsoft Office est de plus en plus utilisé à des moments clés. Les causesLa direction confirme les causes suivantes : Un nombre restreint de personnes contrôle l’identité visuelle d’entreprise dans la papeterie, la signalétique, le WEB etc. En revanche, s’agissant de la bureautique, c’est chaque collaborateur qui a le contrôle sur PowerPoint, Word … Les modèles, gabarits, matrices, templates PowerPoint, Word, quand ils existent, ne permettent pas aux collaborateurs de réaliser systématiquement des documents qui respectent la charte graphique La maîtrise de PowerPoint et Word est très variable selon les collaborateurs De nombreux PowerPoint et Word dont la mise en page et les contenus rédactionnels sont obsolètes circulent dans l’entreprise
La solution recherchéeLa direction explique qu’elle recherche donc une solution qui permette à l’ensemble des collaborateurs de : La solution doit être facile et rapide à mettre en œuvre. RÉSULTATEn deux mois, tous les collaborateurs utilisent et créent, en toute autonomie, des présentations PowerPoint et des documents Word homogènes qui respectent l’identité visuelle, conformément aux règles de la charte graphique : Chaque collaborateur dispose d’une bibliothèque de contenus PowerPoint, Word prêts à l’emploi directement accessible directement depuis chaque programme Microsoft Grâce à quelques fonctionnalités simples, chaque collaborateur se concentre sur le contenu, et la mise en page s’adapte automatiquement La direction publie et contrôle facilement de nouveaux contenus rédactionnels et mises en forme Les collaborateurs cessent d’utiliser des documents obsolètes
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